vrijdag 16 november 2018

Informatie-architectuur Google Drive

Intro
Jaren voordat Google Drive er was sprak ik met oud studiegenoot Maarten over labels. Ik verwonderde me, als webwinkelier gewend aan categorieën, over het feit dat je in Blogger alleen labels had. Maarten antwoordde daarop dat hij gehoord had dat labels de toekomst zijn, dat je geen vaste indeling op categorie meer hoeft te maken. Het kwartje viel. Bij mijn winkelhost was ik al een tijdje aan het zeuren dat ik mijn artikelen in meerdere categorieën tegelijk wilde zetten. Het artikel niet meer plaatsen in één categorie, maar alle categorieën waar de bezoeker het verwacht vastplakken aan het artikel.... DAT IS DUS LABELEN!
Afgelopen week sprak ik Maarten weer. "Nog steeds bezig met aan iedereen gratis uitleggen hoe labels werken?" "Ja" verzuchtte ik, "ze gebruiken inmiddels weliswaar labels, maar ze blijven de categorieën in een lineaire structuur zetten. Het liefst zou ik mijn hersens willen laten kraken door navigatie-menu's van bestaande winkels/sites te verbeteren, doch niemand die wat van mij aanneemt, ze lopen allemaal achter XX* aan." En toen ging het gesprek ineens over Google Drive. Ik werk zelf met Windows en daar zijn mappen lineair geordend.

Mappen
Toen Google Drive geïntroduceerd werd in 2012 kon je labels aan de documenten hangen. Bij Gmail is dat nog steeds zo:
Een hele goede definitie van labels, van Google
Daar zijn ze van terug gekomen. Het heet bij Google Drive tegenwoordig geen label meer maar map. Aan een bestand kon je vroeger LABELS TOEVOEGEN, nu wordt het bestand VERPLAATST naar een MAP. Ons inziens is dat gedaan omdat veel gebruikers niet snappen dat een bestand in meerdere mappen tegelijk kan staan.
Gelukkig is het voor de fans van labels met een trucje nog steeds mogelijk om een bestand in meerdere mappen tegelijk te zetten zonder het te hoeven kopiëren:

Lees hier het trucje hoe je een bestand in meerdere mappen tegelijk zet.

Filteren
Maarten liep tegen het volgende probleem aan: Er zijn mappen aangemaakt op onderwerp en per map is vastgelegd met welke afdeling deze gedeeld mag worden. Doch bestanden staan in meerdere mappen tegelijk en zo kan een bestand zichtbaar worden voor een afdeling waarvoor het niet bedoeld is. Kwestie van een filtertje erop dacht ik. Je labelt het bestand met de onderwerpen èn de bevoegde afdelingen. Vervolgens filter je het onderwerp met de afdeling. Zodat de afdeling alleen de bestanden ziet die voor hen bedoeld zijn en de supervisor álle bestanden op onderwerp gesorteerd kan zien.
Hoe verrassend #not, je kunt geen labels combineren om de resultaten te verfijnen bij Google Drive. Je zult submapjes moeten aanmaken als je dit wilt. Bij 7 afdelingen en 20 onderwerpen worden dat 140 submapjes. Je moet een keuze maken, maak ik van de afdeling of van het onderwerp de hoofdmap? Een bestand dat ondergebracht kan worden bij 4 onderwerpen en geschikt is voor 3 afdelingen staat in 12 submappen. In plaats van 7 labels moet je 12 submappen aan het bestand koppelen. Een submap is een lineaire pad. Dit wordt broodkruimel genoemd. De broodkruimel wijst de weg van hoofd- naar submap.
Zucht. 12 broodkruimels in plaats van 7 labels en dan mag je niet eens zelf de richting van het pad kiezen. Als je de gebruiker van onderwerp naar afdeling en omgekeerd wilt laten navigeren moet je 24 broodkruimels aanmaken.

Trieste balans
Ik zie bij webwinkelsoftware en Wordpress dezelfde oorzaak waardoor informatie-architectuur zo nodeloos ingewikkeld is geworden. Het voordeel van labelen (in meerdere mappen tegelijk zetten) is weliswaar inmiddels doorgedrongen. Maar de mappen worden nog steeds lineair georganiseerd door submappen aan te maken. Waardoor je geen mappen met elkaar kunt combineren en je de gebruiker de weg moet wijzen van hoofd- naar submappen middels een menu. Zoals je in een boek met de inhoudsopgave de hoofdstukken en paragrafen presenteert.
Wordpress en webwinkelsoftware maken het nog extra ingewikkeld door bij elk bestand een voorkeursmap in te stellen waarmee ze voor de bezoeker net kunnen doen alsof het op een vaste plek staat en niet op meerdere plekken tegelijk.

Lees ook:
Informatie-architectuur van een webwinkel.
Informatie-architectuur bij Wordpress.
De diepte in met doorsnedes in plaats van vastgelegde lineaire paden.
Van categorie(=map) naar label naar filter.

Niet duidelijk? Blader verder door dit blog met het label labels. Of huur deze autodidact in.

* Vul zelf je favoriete SEO-guru in. Eentje die vastgeroest zit in lineaire indelingen en broodkruimels met voorkeurscategorieën promoot.